Hinter den Kulissen des ersten virtuellen Neujahrsempfangs der BAUR-Gruppe

Hallo, ich bin Stefan und ich bin Teil der Unternehmenskommunikation der BAUR-Gruppe. Zusammen mit meinen Kolleg*innen bin ich für die interne und externe Kommunikation zuständig.

Wir hatten uns überlegt, welche Möglichkeiten es für eine virtuelle Umsetzung des Neujahrsempfangs gibt – denn diese sind natürlich begrenzt. Grundsätzlich haben wir überlegt einen Livestream aufzustellen, was wir auch in der internen Kommunikation schon häufiger gemacht haben oder etwas zum selbständigen Konsum anzubieten, also z.B. eine Website mit Text oder ein Booklet. Letztendlich haben wir uns aber dafür entschieden, das Ganze in Form einer Website mit verschiedenem Video Content bereitzustellen. Dazu kommt auch noch die Sondersendung bei TV Oberfranken und die übliche Pressearbeit.

Beim Neujahrsempfang geht es inhaltlich vor allem darum, zu beleuchten, was uns im vergangenen Jahr in der BAUR-Gruppe besonders beschäftigt hat und einen Ausblick zu geben, wie das Geschäftsjahr zu Ende gehen könnte. In dieser speziellen Zeit galt es aber auch zu bedenken, wie wir das Thema Corona mit eingebaut bekommen. Deshalb haben wir bewusst darauf gesetzt, unseren CFO Hans-Christian vor allem in seiner Rolle als Krisenmanager mit ins Boot zu holen, um darüber zu berichten, wie Corona uns verändert hat oder was wir tun, um Infektionen in der BAUR-Gruppe so gering wie möglich zu halten. Das waren die wesentlichen Dinge, die uns inhaltlich beschäftigt haben, da auch diese Themen natürlich gut recherchiert und aufbereitet werden mussten. Aber auch die klassisch organisatorischen Dinge, wie z. B. den Dreh und den Schnitt der Videos zu organisieren oder einen Zeitplan festzulegen, gab es natürlich zu bedenken.

Es gab tatsächlich einen Punkt, der uns besonders wichtig war. Da wir beim klassischen Neujahrsempfang viele Gäste in den unterschiedlichsten Altersklassen haben, war es uns wichtig, einen möglichst einfachen Konsum zu ermöglichen. Das war auch ein wichtiger Grund, warum wir uns gegen einen Livestream entschieden haben. Weil wir glauben, dass es technisch zu aufwändig sein könnte für all diejenigen, die nicht den täglichen Umgang mit PCs oder Smartphones gewöhnt sind. Aber auch die stabile Internetverbindung ist nicht überall gegeben.. Wir haben mehrere Videos produziert- Da können die Inhalte jederzeit abgerufen werden und auch Probleme mit der Internetverbindung sind in diesem Fall nicht so schlimm.

Für mich persönlich war und ist die größte Herausforderung dieser virtuellen Alternativen, die generell im letzten Jahr auf uns zu kamen, das Um- bzw. Neudenken. Viele Abläufe und Prozesse, die wir für die Organisation solcher Events gewohnt waren, mussten komplett neu gestaltet werden. Natürlich erschweren auch die Corona-Schutzmaßnahmen das Arbeiten. Für die Videoproduktion haben wir das Personal auf ein Minimum reduziert und natürlich auch alle Abstands- und Hygieneregeln eingehalten.

Eine weitere kleine Herausforderung gab es auch beim Schnitt der Videos - denn ursprünglich war eine Dauer von 15 Minuten für das Video angedacht. Allerdings gab es so viele gute Inhalte, bei denen wir uns wirklich schwergetan haben, zu kürzen. Darüber hinaus stellen wir aber auch alle Clips in voller Länge separat zur Verfügung und dann kann man selbst entscheiden, ob man sich die anschauen möchte oder nicht.

Mein Highlight war die Zusammenarbeit mit den BAUR Studios. Eva und Simon sind wirklich absolute Profis auf ihrem Gebiet und das ist echt cool. Es hat alles so reibungslos funktioniert, wir sind nicht in Zeitnot geraten oder mussten improvisieren. Insgesamt ist es wirklich ein tolles Ergebnis geworden, auf das ich wirklich stolz bin.